„Was macht ihr bei Guid.New eigentlich genau?!“ Diese Frage wird mir im Bekanntenkreis sehr hĂ€ufig gestellt. „Wir entwickeln Individualsoftware.“ Doch was verbirgt sich hinter dem abstrakten Begriff und fĂŒr wen ist individuell angepasste Software von Nutzen? Hier erfĂ€hrst du, wie man mit an das jeweilige Unternehmen angepassten Software-Anwendungen Arbeitsprozesse optimiert.

Am Anfang war die Excel Liste

So gut wie jedes Unternehmen hat sie, "die Excel-Liste(n)". Mit diesen Listen werden unterschiedlichste Ressourcen verwaltet. FĂŒr kleine oder noch junge Unternehmen ein gangbarer Weg. Doch mit der Zeit entwachsen viele Firmen diesen Strukturen und das Verwalten dieser Dateien wird mĂŒhsam und zeitraubend, fĂŒhrt mitunter sogar zum Datenverlust.

Mitarbeiter Alice sendet die Liste-37 an Mitarbeiter Bob und Carol. Bob Ă€ndert die Daten und schickt sie zu Alice, somit hat Carol nicht mehr die aktuellste Liste und es kann unter UmstĂ€nden zum Datenverlust fĂŒhren.

Die Stangenware ERP-System als Lösung aller Probleme

Um Datenverlust zu vermeiden und DatenintegritĂ€t zu gewĂ€hrleisten, ist fĂŒr viele Firmen der logische nĂ€chste Schritt, sich ein Standard Enterprise Resource Planning System, kurz ERP-System, anzuschaffen. Diese Systeme sind eine wunderbare Lösung, wenn die Arbeitsprozesse und Ressourcen des Unternehmens zur erworbenen Software passen. Anpassungen an spezifische Prozesse sind natĂŒrlich auch hier möglich, dennoch sind der Individualisierung Grenzen gesetzt. Oft werden auch gewisse Teile eines Prozesses nicht ganz abgedeckt, die eigentlich nahtlos in ein ERP-System integriert werden sollten. Vielleicht mĂŒssen Prozesse sogar an die Software angepasst werden. Das alles bringt lange Einarbeitungszeiten und Effizienzverlust mit sich. Also was tun, wenn der eigene Prozess nicht zum erworbenen ERP-System passt?

Abseits von Standardprozessen und -ressourcen

In der Praxis driften Individualisierungsmöglichkeiten des erworbenen ERP-Systems und unternehmensspezifische Anforderungen oft auseinander. Viele Firmen haben durch ihre Strukturen, Projekte oder Produkte eigene, sehr individuelle, Prozesse entwickelt. Oder haben spezielle Ressourcen, die ein ERP-System nicht abdeckt. Steht ein Unternehmen vor dieser Herausforderung, erleben wir oft einen Neuanfang des Softwarefindungsprozesses. Oder es werden große Abstriche in Kauf genommen. Als Lösung wird fĂŒr den vorliegenden Spezialfall wieder eine Excel-Liste erstellt und der Kreislauf beginnt von Neuem. Mit dem feinen Unterschied nun steht keine Standardsoftwarelösung fĂŒr den spezifischen Anwendungsfall zur VerfĂŒgung.

Wenn ineffizientes Arbeiten zum Alltag wird

Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem ein Mitarbeiter, ein Abteilungsleiter oder sogar der GeschĂ€ftsfĂŒhrer kritisch hinterfragt, was die Verwaltung dieser ineffizienten Liste(n) kostet. Sprich, wie viele Mitarbeiter arbeiten mit diesen Listen und wie lange dauert es pro Mitarbeiter, damit seine Arbeit zu erledigen. Oft mĂŒssen solche DatensĂ€tze auch doppelt und dreifach gepflegt werden, sowohl im ERP-System, einer Excel-Liste oder einer anderen Standardsoftwarelösung.

100 Mitarbeiter arbeiten regelmĂ€ĂŸig mit diesen Tabellen jeweils 15 Minuten am Tag. Das sind hochgerechnet 390.000 Minuten oder 6500 Stunden an Arbeitszeit pro Jahr. Mit einer speziell fĂŒr diesen Prozess entwickelten Software könnte man die Aufgabe in vielleicht drei Minuten erledigen. Damit wĂŒrde sich das Unternehmen ganze 5200 Stunden einsparen und das nur in einem Jahr.

Individualsoftware als Lösung

Wenn ein sehr individuelles Problem vorliegt, das mit bestehenden Applikationen nicht vollstĂ€ndig lösbar ist, tritt individuell angepasste Software in den Fokus. Die Anwendungsgebiete sind vielfĂ€ltig, ob Übersicht der LagerbestĂ€nde, Erfassung von Informationen zur Auftragsabwicklung oder die Verwaltung von Kundenstammdaten sowie des Personals. Individualsoftware ist fĂŒr dein Unternehmen die Lösung, wenn du dieselben Daten immer und immer wieder erfassen und bearbeiten musst. Die Ermittlung deiner wichtigsten Kennzahlen einer Schnitzeljagd gleicht. Deine Standardsoftware super Funktionen hat, aber die Unternehmensprozesse nicht abbildet. Oder du den Auftragsstatus erst nach Abschluss deiner Projekte ermitteln kannst.

Mit Anwendungssoftware lassen sich spezifische Benutzerprobleme lösen, hier ein paar Beispiele:

Durch den Einsatz von individuell an deine Prozesse angepasster Software sparst du Zeit und Geld und steigerst gleichzeitig die ProduktivitĂ€t. Somit bleibt mehr Zeit fĂŒr deine Kunden. Mit erhöhter Reaktionszeit in der Kundenkommunikation und individuellen Auswertungen kannst du zudem auch ein besseres Service bieten. Auch deine Mitarbeiter haben mehr Zeit fĂŒr die wichtigen Aufgaben und sind weniger mit stupiden und langweiligen TĂ€tigkeiten beschĂ€ftigt, die vielleicht auch noch sehr fehleranfĂ€llig sind. Doch der momentan wohl wichtigste Aspekt, Individualsoftware lĂ€sst sich flexibel an neue Gegebenheiten anpassen. Stell dir vor, ein heimtĂŒckischer Virus stellt die ganze Welt auf den Kopf, mit deiner individuellen Software kannst du auf die Änderungen am Markt reagieren. Dein Unternehmen entwickelt sich weiter, kein Problem, deine Software wĂ€chst einfach mit.

Die Vorteile von Individualsoftware auf einen Blick:

  • Vereinfacht und beschleunigt Prozesse
  • GrĂ¶ĂŸere FlexibilitĂ€t, wenn es um Erweiterungen und Anpassungen geht
  • Nahtlose Integration in bestehende Systeme
  • Zukunftssicher & beliebig skalierbar
  • Bietet einen Wettbewerbsvorteil

 

Wie das Endprodukt selbst, ist bereits die Entwicklung der Software ein sehr individueller Prozess. Deshalb erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden die Anforderungen und hinterfragen kritisch jedes kleinste Detail des abzubildenden Prozesses. Von Beginn an werden sÀmtliche Stakeholder in die Entwicklung miteinbezogen, um eine schnelle und intuitive Bedienung zu gewÀhrleisten. Ein iterativer Entwicklungsprozess garantiert dabei höchste Effizienz und Risikominimierung in der Umsetzung.

Wenn du das GefĂŒhl hast, deine wertvolle Arbeitszeit mit einer Unmenge an unĂŒbersichtlichen Excellisten zu verschwenden, schreib uns unter hello@guidnew.com oder ruf uns an +43 (660) 28 33 255. Wir erarbeiten gemeinsam eine auf deine speziellen Anforderungen maßgeschneiderte Softwarelösung.