„Was macht ihr bei Guid.New eigentlich genau?!“ Diese Frage wird mir im Bekanntenkreis sehr häufig gestellt. „Wir entwickeln Individualsoftware.“ Doch was verbirgt sich hinter dem abstrakten Begriff und für wen ist individuell angepasste Software von Nutzen? Hier erfährst du, wie man mit an das jeweilige Unternehmen angepassten Software-Anwendungen Arbeitsprozesse optimiert.
Am Anfang war die Excel Liste
So gut wie jedes Unternehmen hat sie, "die Excel-Liste(n)". Mit diesen Listen werden unterschiedlichste Ressourcen verwaltet. Für kleine oder noch junge Unternehmen ein gangbarer Weg. Doch mit der Zeit entwachsen viele Firmen diesen Strukturen und das Verwalten dieser Dateien wird mühsam und zeitraubend, führt mitunter sogar zum Datenverlust.
Mitarbeiter Alice sendet die Liste-37 an Mitarbeiter Bob und Carol. Bob ändert die Daten und schickt sie zu Alice, somit hat Carol nicht mehr die aktuellste Liste und es kann unter Umständen zum Datenverlust führen.
Die Stangenware ERP-System als Lösung aller Probleme
Um Datenverlust zu vermeiden und Datenintegrität zu gewährleisten, ist für viele Firmen der logische nächste Schritt, sich ein Standard Enterprise Resource Planning System, kurz ERP-System, anzuschaffen. Diese Systeme sind eine wunderbare Lösung, wenn die Arbeitsprozesse und Ressourcen des Unternehmens zur erworbenen Software passen. Anpassungen an spezifische Prozesse sind natürlich auch hier möglich, dennoch sind der Individualisierung Grenzen gesetzt. Oft werden auch gewisse Teile eines Prozesses nicht ganz abgedeckt, die eigentlich nahtlos in ein ERP-System integriert werden sollten. Vielleicht müssen Prozesse sogar an die Software angepasst werden. Das alles bringt lange Einarbeitungszeiten und Effizienzverlust mit sich. Also was tun, wenn der eigene Prozess nicht zum erworbenen ERP-System passt?
Abseits von Standardprozessen und -ressourcen
In der Praxis driften Individualisierungsmöglichkeiten des erworbenen ERP-Systems und unternehmensspezifische Anforderungen oft auseinander. Viele Firmen haben durch ihre Strukturen, Projekte oder Produkte eigene, sehr individuelle, Prozesse entwickelt. Oder haben spezielle Ressourcen, die ein ERP-System nicht abdeckt. Steht ein Unternehmen vor dieser Herausforderung, erleben wir oft einen Neuanfang des Softwarefindungsprozesses. Oder es werden große Abstriche in Kauf genommen. Als Lösung wird für den vorliegenden Spezialfall wieder eine Excel-Liste erstellt und der Kreislauf beginnt von Neuem. Mit dem feinen Unterschied nun steht keine Standardsoftwarelösung für den spezifischen Anwendungsfall zur Verfügung.
Wenn ineffizientes Arbeiten zum Alltag wird
Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem ein Mitarbeiter, ein Abteilungsleiter oder sogar der Geschäftsführer kritisch hinterfragt, was die Verwaltung dieser ineffizienten Liste(n) kostet. Sprich, wie viele Mitarbeiter arbeiten mit diesen Listen und wie lange dauert es pro Mitarbeiter, damit seine Arbeit zu erledigen. Oft müssen solche Datensätze auch doppelt und dreifach gepflegt werden, sowohl im ERP-System, einer Excel-Liste oder einer anderen Standardsoftwarelösung.
100 Mitarbeiter arbeiten regelmäßig mit diesen Tabellen jeweils 15 Minuten am Tag. Das sind hochgerechnet 390.000 Minuten oder 6500 Stunden an Arbeitszeit pro Jahr. Mit einer speziell für diesen Prozess entwickelten Software könnte man die Aufgabe in vielleicht drei Minuten erledigen. Damit würde sich das Unternehmen ganze 5200 Stunden einsparen und das nur in einem Jahr.
Individualsoftware als Lösung
Wenn ein sehr individuelles Problem vorliegt, das mit bestehenden Applikationen nicht vollständig lösbar ist, tritt individuell angepasste Software in den Fokus. Die Anwendungsgebiete sind vielfältig, ob Übersicht der Lagerbestände, Erfassung von Informationen zur Auftragsabwicklung oder die Verwaltung von Kundenstammdaten sowie des Personals. Individualsoftware ist für dein Unternehmen die Lösung, wenn du dieselben Daten immer und immer wieder erfassen und bearbeiten musst. Die Ermittlung deiner wichtigsten Kennzahlen einer Schnitzeljagd gleicht. Deine Standardsoftware super Funktionen hat, aber die Unternehmensprozesse nicht abbildet. Oder du den Auftragsstatus erst nach Abschluss deiner Projekte ermitteln kannst.
Mit Anwendungssoftware lassen sich spezifische Benutzerprobleme lösen, hier ein paar Beispiele:
- Menübestell- und Essensausgabesystem für eine Großküche
- Digitales Kundenkartensystem für Optiker
- Interaktives Order-Monitoring für den Anlagenbau
- Mobile Anwendung zur Unterstützung bei Physiotherapie
- ... und noch viele andere
Durch den Einsatz von individuell an deine Prozesse angepasster Software sparst du Zeit und Geld und steigerst gleichzeitig die Produktivität. Somit bleibt mehr Zeit für deine Kunden. Mit erhöhter Reaktionszeit in der Kundenkommunikation und individuellen Auswertungen kannst du zudem auch ein besseres Service bieten. Auch deine Mitarbeiter haben mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben und sind weniger mit stupiden und langweiligen Tätigkeiten beschäftigt, die vielleicht auch noch sehr fehleranfällig sind. Doch der momentan wohl wichtigste Aspekt, Individualsoftware lässt sich flexibel an neue Gegebenheiten anpassen. Stell dir vor, ein heimtückischer Virus stellt die ganze Welt auf den Kopf, mit deiner individuellen Software kannst du auf die Änderungen am Markt reagieren. Dein Unternehmen entwickelt sich weiter, kein Problem, deine Software wächst einfach mit.
Die Vorteile von Individualsoftware auf einen Blick:
- Vereinfacht und beschleunigt Prozesse
- Größere Flexibilität, wenn es um Erweiterungen und Anpassungen geht
- Nahtlose Integration in bestehende Systeme
- Zukunftssicher & beliebig skalierbar
- Bietet einen Wettbewerbsvorteil
Wie das Endprodukt selbst, ist bereits die Entwicklung der Software ein sehr individueller Prozess. Deshalb erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden die Anforderungen und hinterfragen kritisch jedes kleinste Detail des abzubildenden Prozesses. Von Beginn an werden sämtliche Stakeholder in die Entwicklung miteinbezogen, um eine schnelle und intuitive Bedienung zu gewährleisten. Ein iterativer Entwicklungsprozess garantiert dabei höchste Effizienz und Risikominimierung in der Umsetzung.
Wenn du das Gefühl hast, deine wertvolle Arbeitszeit mit einer Unmenge an unübersichtlichen Excellisten zu verschwenden, schreib uns unter hello@guidnew.com oder ruf uns an +43 (660) 28 33 255. Wir erarbeiten gemeinsam eine auf deine speziellen Anforderungen maßgeschneiderte Softwarelösung.
